Connessione al database di Excel
Creare un database in Excel per le fatture, gli impegni, i timesheet dei progetti e altro ancora è un modo eccellente per ridurre i tempi di inserimento dei dati e ottenere nuove conoscenze aziendali. I dati, in particolare quelli numerici, possono essere utilizzati per qualsiasi cosa, dalla revisione delle vendite passate alla previsione dei costi futuri della vostra azienda.
Le aziende di ogni settore utilizzano i dati nelle loro attività quotidiane e, sebbene i dati siano parte integrante di qualsiasi organizzazione, da soli non servono a nulla. Senza un’adeguata gestione dei dati, le informazioni saranno praticamente inutili.
I database possono avere una relazione uno-a-uno, uno-a-molti o molti-a-molti, il che significa che un record può avere più altri record o che altri record possono esistere senza un record primario.
I database possono memorizzare un’ampia varietà di informazioni e possono essere suddivisi in sezioni, rendendo la ricerca dei dati e l’identificazione dei modelli più semplice e meno dispendiosa in termini di tempo. Un database può anche includere permessi per gli utenti, un menu a discesa, calcoli complessi e opzioni di filtraggio avanzate.
Esempi di Excel
Ci sono orde di uomini d’affari che usano Excel ogni giorno e giurano che sia un ottimo database. Excel è un’ottima applicazione per fogli di calcolo, ma non è affatto un database. Tuttavia, Excel è un ottimo complemento per qualsiasi database, in quanto può trasformare righe di dati in rapporti e grafici attraenti e completi.
Proprio come Excel ha colonne e righe, una tabella ha campi e record. In Excel, è possibile inserire una parola nella cella superiore di ogni colonna per descrivere i dati che appaiono sotto di essa. Per esempio, in un foglio di calcolo contenente spese mensili, la colonna B può rappresentare le spese effettuate nel mese di febbraio.
IL MONDO ERA PIATTO. Esiste un tipo di database chiamato flat-file, che assomiglia a una o più tabelle che non hanno molto a che fare l’una con l’altra – molti database moderni erano flat-file fino a poco tempo fa, come FileMaker Pro. Questo spiega il nome, no?
I database sono progettati per fare riferimento alle informazioni senza doverle caricare in memoria. Basta caricare un file Excel o un file di testo da 100 MB per avere un enorme calo di prestazioni. D’altra parte, un database ben progettato non ha bisogno di caricare l’intera massa in memoria.
Dati di esempio
In questa pagina sono disponibili set di dati di esempio di Microsoft Excel da scaricare, da utilizzare per test, formazione e dimostrazioni di Excel e altre attività di apprendimento. È presente una tabella con dati di esempio sulle vendite di forniture per ufficio, da copiare e incollare nella propria cartella di lavoro Excel. Oppure scaricate uno dei numerosi file di dati di esempio in formato Excel. Ci sono esempi di set di dati per le assicurazioni immobiliari, i registri delle vendite di prodotti alimentari, gli ordini di lavoro, la sicurezza sul posto di lavoro, gli atleti e altri set di dati Excel.
Questa pagina contiene set di dati di esempio di Microsoft Excel che possono essere utilizzati per test, formazione e dimostrazioni di Excel e altre attività di apprendimento. I contenuti dei file di esempio sono descritti nelle sezioni seguenti, in modo che possiate decidere quale sia il set di dati più adatto alle vostre esigenze.
È possibile vedere una schermata di ciascun set di dati e un elenco delle colonne contenute, con una breve descrizione. Per iniziare, è possibile scaricare un file Excel di esempio con i dati per le sessioni di allenamento.
Questo file di esempio contiene gli stessi dati del file precedente: le squadre olimpiche di hockey del 2018 di Canada e Stati Uniti. Oltre ai dati, questo file include le tabelle pivot che ho aggiunto per l’analisi dei dati dei giocatori di hockey.
Importare i dati di Excel da un altro foglio
Tuttavia, ogni programma presenta dei vantaggi evidenti, a seconda del tipo di dati che si gestiscono e di ciò che si vuole fare con quei dati. Per esempio, se l’obiettivo è mantenere l’integrità dei dati in un formato accessibile a più utenti, Access è la scelta migliore, mentre Excel è più adatto a dati numerici complessi che si desidera analizzare in profondità.
In molti casi, è possibile utilizzare entrambi i programmi, ciascuno per lo scopo per cui è più adatto. In generale, Access è migliore per la gestione dei dati: aiuta a mantenerli organizzati, facili da cercare e disponibili per più utenti simultanei. Excel è generalmente più adatto per l’analisi dei dati: per l’esecuzione di calcoli complessi, per l’esplorazione dei possibili risultati e per la produzione di grafici di alta qualità. Se si utilizza Access per archiviare i dati e Excel per analizzarli, si possono ottenere i vantaggi di entrambi i programmi.
Prima di decidere quale programma utilizzare, è bene confrontare i vantaggi di ciascun programma, capire quando è meglio utilizzare l’uno o l’altro e scoprire come lavorare con entrambi i programmi per ottenere esattamente i risultati desiderati.