Unione di posta elettronica di Word con allegato
Questo articolo spiega come utilizzare la funzione di fusione per corrispondenza in Microsoft Word ed Excel per combinare il testo di un documento Word con un documento di origine dati, ad esempio un foglio di calcolo. Le istruzioni contenute in questo articolo si applicano a Word per Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 e Word 2010.
La funzione di unione della posta di Word funziona perfettamente con i dati di Excel. Sebbene sia possibile creare un’origine dati in Word, le opzioni per l’utilizzo di questi dati sono limitate. Se i dati delle mailing list sono contenuti in un foglio di calcolo, non è necessario riscrivere le informazioni nell’origine dati di Word.
È possibile utilizzare qualsiasi foglio di lavoro di Excel in una funzione di fusione di posta di Word senza alcuna preparazione particolare. Tuttavia, per evitare errori nel processo di unione della posta, è bene organizzare i dati nel foglio di calcolo.
In Word, selezionate Mailings > Insert Merge Field (Inserisci campo unione) per inserire le informazioni dal foglio di calcolo nel documento. Scegliere il campo da aggiungere (nome, cognome, città, stato o altro), quindi selezionare Inserisci.
Quando si visualizza il documento con i campi, selezionare le doppie frecce su entrambi i lati del campo in cui si desidera applicare la formattazione. Quando si visualizzano i dati uniti nel documento, evidenziare il testo che si desidera modificare.
Lettera seriale word excel
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Kit di strumenti per la fusione della posta
Avete creato un elenco di contatti e altri dati che volete utilizzare per una fusione di posta elettronica in Word. Se l’origine dei dati è un foglio di calcolo Excel esistente, è sufficiente preparare i dati per la fusione di posta. Se invece l’origine dei dati è un file delimitato da tabelle (.txt) o da virgole (.csv), è necessario prima importare i dati in Excel e poi prepararli per la fusione.
Se si utilizza un foglio di calcolo Excel come origine dati per la fusione di posta in Word, si può saltare questo passaggio. Se l’origine dati è un file .txt o .csv, utilizzare l’Importazione guidata testo per impostare i dati in Excel.
Nell’origine dati Excel che userete per una mailing list in una fusione di posta di Word, assicuratevi di formattare correttamente le colonne di dati numerici. Formattate una colonna con i numeri, ad esempio, in modo che corrisponda a una categoria specifica, come la valuta.
Se scegliete la percentuale come categoria, tenete presente che il formato percentuale moltiplicherà il valore della cella per 100. Formattare una colonna di percentuali come testo se si vuole evitare questo fattore di moltiplicazione.
Parola di campo unione
Per formattare i dati uniti, è necessario formattare i campi unione nel documento principale. Non formattare i dati nell’origine dati, perché la loro formattazione non viene mantenuta quando si uniscono i dati nel documento. Per modificare il formato dei dati uniti, procedere come segue:
Per controllare altri aspetti della formattazione, premere ALT+F9 per visualizzare i codici dei campi, quindi aggiungere interruttori ai campi uniti. Quando si lavora con i campi, un interruttore è un’istruzione speciale che provoca un’azione specifica. In genere, un interruttore viene aggiunto a un campo per modificare un risultato. Di seguito sono riportati alcuni esempi di utilizzo degli switch:
Quando la procedura guidata visualizza il riquadro attività “Fase 5 Mail Merge”, la procedura guidata sostituisce ciascuno dei campi di unione nel documento principale con il testo effettivo della prima voce dell’elenco dei destinatari, in modo da poter vedere l’aspetto del primo documento di output. Ad esempio, se si continua a utilizzare il database di esempio mostrato in precedenza, la prima pagina dovrebbe assomigliare alla seguente dopo aver fatto clic su Avanti: Anteprima delle lettere: