Come usare excel per contabilità

Formula

Excel è uno strumento potente che può essere utilizzato per la contabilità e la tenuta dei libri. Tuttavia, molte persone non sanno come usare excel per questi scopi. Questa guida vi insegnerà come usare excel per la contabilità e la tenuta dei libri.

I fogli di calcolo Excel permettono di compiere imprese quasi miracolose. Si tiene persino un campionato mondiale per il software Microsoft Office, ma noi non lo facciamo. Questi sono i tipi di contabilità più fondamentali, ed Excel può essere usato per realizzarli tutti. Esaminiamo la distinzione tra la contabilità di competenza e quella di cassa e sfatiamo la contabilità a doppia entrata (o dual-entry).

Un tempo i libri degli assegni venivano bilanciati manualmente dai proprietari. Essi aggiungevano le entrate e le uscite al loro conto. I proprietari rivedevano spesso questi elenchi per essere sicuri di essere sempre al corrente dei fondi disponibili. Questo approccio è molto diffuso tra le piccole imprese per la sua semplicità. Si possono e si devono tenere ulteriori registrazioni dei debiti (denaro che si deve) e dei crediti (denaro che si deve). Tuttavia, la contabilità di base tiene semplicemente traccia del denaro quando viene trasferito. Come minimo, il foglio di calcolo deve contenere le seguenti colonne:

Funzione

Microsoft (NASDAQ: MSFT) Excel è un’applicazione software per fogli di calcolo utilizzata per archiviare, organizzare e analizzare i dati. È stato rilasciato nel 1985 ed è cresciuto fino a diventare probabilmente il programma informatico più importante negli ambienti di lavoro di tutto il mondo. Nel mondo degli affari, qualsiasi funzione in qualsiasi settore può trarre vantaggio da chi ha una solida conoscenza di Excel.

I servizi finanziari e la contabilità finanziaria sono le aree della finanza che più si affidano e traggono vantaggio dai fogli di calcolo Excel. Negli anni ’70 e all’inizio degli anni ’80, gli analisti finanziari passavano settimane a eseguire formule avanzate manualmente o (a partire dal 1983) su programmi come Lotus 1-2-3. Oggi, è possibile eseguire modelli complessi in modo semplice e veloce. Oggi, con Excel è possibile eseguire modelli complessi in pochi minuti.

Se passate dal reparto finanziario o contabile di una qualsiasi grande azienda, vedrete schermi di computer pieni di fogli di calcolo Excel che snocciolano numeri, delineano i risultati finanziari e creano bilanci, previsioni e piani utilizzati per prendere le principali decisioni aziendali.

Mentre i professionisti del marketing e dei prodotti si rivolgono ai loro team finanziari per svolgere il lavoro pesante di analisi finanziaria, l’uso di fogli di calcolo per elencare gli obiettivi dei clienti e delle vendite può aiutare a gestire la forza vendita e a pianificare le future strategie di marketing sulla base dei risultati ottenuti in passato.

Riassunto

Un giornale contabile è un foglio di lavoro che consente di tenere traccia di tutte le fasi del processo contabile, una accanto all’altra. Questo modello di giornale contabile include ogni fase con sezioni per gli addebiti e gli accrediti e formule predefinite per calcolare i saldi totali di ogni colonna.

Quando si effettuano acquisti di grandi dimensioni per articoli come inventario, forniture o attrezzature, può essere necessario farlo a credito, il che potrebbe comportare più pagamenti mensili a diversi venditori o fornitori, con scadenze diverse. L’utilizzo di questo modello di conto corrente aiuterà a tenere traccia di ciò che si deve a ciascuna parte e fornirà un rapido sguardo ai saldi totali in sospeso e alle date di scadenza.

Ogni azienda dovrebbe avere un processo per gestire i saldi in sospeso che le sono dovuti. L’utilizzo di questo modello di credito contribuirà a snellire il processo, fornendo un luogo in cui tenere traccia degli importi dovuti all’azienda e aiutando a dare priorità agli sforzi di riscossione.

Per qualsiasi azienda che fornisce beni o servizi, è importante utilizzare una fattura dall’aspetto professionale e personalizzabile in base alle proprie esigenze. Questo semplice modello di fattura vi aiuterà a iniziare rapidamente. Aggiungete i dati della vostra azienda e le informazioni sul beneficiario, fornite un elenco dettagliato della descrizione, della quantità e del prezzo di ciascun articolo addebitato e includete le indicazioni su come il cliente può effettuare il pagamento.

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La contabilità a partita singola è una buona scelta se si gestisce un’attività piccola e semplice con un basso volume di transazioni. Ogni volta che il denaro entra o esce dall’azienda, viene registrato una sola volta, come valore positivo (entrate) o negativo (uscite).

Il piano dei conti include un conto per “Gas e auto”. Ma se non si guida per lavoro, questa riga non è necessaria e può essere eliminata. Lo stesso vale per qualsiasi altro conto non pertinente alla vostra attività.

Per impostazione predefinita, il conto economico include i dati di tutti i conti elencati nel piano dei conti. Se si sono aggiunti o rimossi conti dal piano dei conti, è necessario apportare le stesse modifiche al conto economico. Ad esempio, se non si tiene conto di “Gas e auto” come spesa, eliminare la riga.

Quando si inseriscono le entrate da fatture pagate nel foglio Operazioni, includere il numero della fattura nella descrizione. In questo modo è possibile fare un riferimento incrociato ed evitare errori come dimenticare di inserire i pagamenti delle fatture o inserire due volte la stessa fattura. Questo è molto più facile se si dispone di un foglio separato per tenere traccia delle fatture.