Database vs excel
Dopo oltre 20 anni di attività come consulente e sviluppatore di sistemi, ho visto molte soluzioni creative e a volte, francamente, pericolose per la vita, in cui un foglio di calcolo si è sviluppato in modo incontrollato in un sistema aziendale o di documentazione critico (e con “soluzioni creative” intendo proprio storie dell’orrore).
Excel è uno strumento molto diffuso e per una buona ragione. È flessibile e spesso molto veloce da usare per eseguire calcoli e creare diagrammi. Inoltre, grazie all’integrazione con Sharepoint, Excel può essere configurato rapidamente come ambiente multiutente.
Ora, gli utenti esperti e conoscitori di Excel possono benissimo essere consapevoli di queste limitazioni, ma quando si va di fretta (e si è in modalità crisi), è facile che queste vengano dimenticate. Inoltre, non è facile conoscere le limitazioni esatte che si hanno in quel momento, perché anche queste possono dipendere dalla versione. Anche se la limitazione sarebbe stata scoperta in tempo, è stato necessario trovare una sorta di soluzione. Forse dividendo il foglio di calcolo in più fogli?
In questo caso, sembra che Excel sia stato utilizzato come sostituto di un “vero database” e in molti casi questa può essere una pessima idea. Certamente quando si gestiscono più di un milione di record e sicuramente quando si tratta di dati relativi a gravi problemi di salute. Non sorprende però che si possa pensare che Excel sia un vero e proprio database: Un foglio di calcolo assomiglia molto a un database per un utente non esperto di database.
Funzioni di database di Excel
Creare un database in Excel per le fatture, gli impegni, i timesheet dei progetti e altro ancora è un modo eccellente per ridurre i tempi di inserimento dei dati e ottenere nuove conoscenze aziendali. I dati, in particolare quelli numerici, possono essere utilizzati per qualsiasi cosa, dalla revisione delle vendite passate alla previsione dei costi futuri della vostra azienda.
Le aziende di ogni settore utilizzano i dati nelle loro attività quotidiane e, sebbene i dati siano parte integrante di qualsiasi organizzazione, da soli non servono a nulla. Senza un’adeguata gestione dei dati, le informazioni saranno praticamente inutili.
I database possono avere una relazione uno-a-uno, uno-a-molti o molti-a-molti, il che significa che un record può avere più altri record o che altri record possono esistere senza un record primario.
I database possono memorizzare un’ampia varietà di informazioni e possono essere suddivisi in sezioni, rendendo la ricerca dei dati e l’identificazione dei modelli più semplice e meno dispendiosa in termini di tempo. Un database può anche includere permessi per gli utenti, un menu a discesa, calcoli complessi e opzioni di filtraggio avanzate.
Casi d’uso di Excel
In questo post ci concentreremo sulla distinzione chiave tra database e foglio elettronico. Forniremo le definizioni di ciascuno di questi strumenti di archiviazione dei dati ed esamineremo alcune caratteristiche comuni. Prima di passare a delineare ciò che distingue i due sistemi e perché i database sono intrinsecamente migliori per l’archiviazione delle informazioni.
È un registro elettronico, una versione elettronica dei fogli di lavoro contabili cartacei. È stato creato per agevolare le persone che avevano bisogno di archiviare le informazioni contabili in forma tabellare in formato digitale. È quindi possibile creare tabelle in un foglio elettronico. Questo è uno dei motivi per cui alcuni credono che fogli di calcolo e database siano intercambiabili, mentre in realtà non lo sono.
A differenza di un foglio di calcolo, un database è molto più complesso. Si tratta di una raccolta di dati organizzati e gestiti tramite un linguaggio di interrogazione strutturato (SQL). Nella maggior parte dei casi i database sono formattati in righe e colonne, il che fa pensare che siano identici ai fogli di calcolo. Ma se confrontiamo le funzionalità di visualizzazione dei dati di un software per database come Tableau con i fogli di calcolo presenti in Excel, questa somiglianza si esaurisce rapidamente. Inoltre, i database possono variare enormemente in termini di dimensioni, dal più piccolo file del computer sul desktop a giganteschi cluster cloud. Mentre i fogli di calcolo sono solitamente limitati a un determinato numero di celle.
Connessione al database di Excel
Excel è lo strumento migliore da utilizzare per l’analisi dei database. Si riferisce a una combinazione di righe e colonne, che vengono utilizzate per memorizzare i dati come record. Le righe e le colonne di Excel sono ulteriormente suddivise in celle più piccole in cui vengono inseriti i dati del record. I record di Excel possono essere convertiti in tabelle per formare un database excel e questo semplifica la vita di un utente abituale di excel.
Quando le intestazioni della tabella di dati sono chiare, si può iniziare a inserire i dati nelle celle sotto le rispettive intestazioni di colonna. Tuttavia, è necessario prestare attenzione durante l’inserimento dei dati per evitare di lasciare una sola riga vuota. Allo stesso modo, non è possibile avere una colonna vuota tra i dati. Pertanto, è necessario inserire i dati con attenzione.
Una volta inseriti tutti i dati, evidenziare tutte le celle che contengono le informazioni da convertire in un database. Fare clic con il tasto sinistro del mouse all’inizio dei dati e scorrere verso il basso fino a evidenziare tutti i dati richiesti.
Nella barra della barra multifunzione, individuare e fare clic sul pulsante Inserisci. Quindi, fare clic sul pulsante Tabella, situato nella parte più a sinistra della sezione Inserisci. In alternativa, è possibile utilizzare la scorciatoia di Excel per accedere alla funzione tabella. Selezionando i dati e premendo Ctrl+T.